Otto : l'application de gestion de tournée pour les artistes indépendants

Faire une tournée sans tour manager, c'est jongler avec quinze trucs en même temps. L'horaire de la balance est dans un mail. Le contact de la salle est enterré dans une conversation de groupe. La réservation du train est dans une appli que tu n'as pas ouverte depuis un mois. La guestlist est dans ta tête et dans trois fils de SMS différents. Et chaque matin sur la route, quelqu'un du crew te demande où on dort ce soir.

Otto règle ça. Otto est une application de gestion de tournée qui rassemble tous les détails de chaque date en un seul endroit : salle, transport, hôtel, équipe, guestlist, documents. C'est pensé pour les groupes et les petites équipes qui gèrent leur opération eux-mêmes, sans TM et sans budget de production.

Pour qui Otto est pensé

• Les groupes indépendants et auto-gérés qui bookent leurs propres dates et gèrent leur propre logistique.
• Les petites équipes en tournée sans tour manager dédié. Quand "le TM", c'est celui ou celle qui a le plus de temps libre cette semaine-là.
• Les artistes qui passent de 5 à 30 dates par an et qui ont dépassé le stade du Google Doc partagé et du tableur en couleurs.
• Les tour managers qui suivent plusieurs artistes en parallèle. Otto gère plusieurs workspaces dans un seul compte, donc tu passes d'un artiste à l'autre depuis l'en-tête.

Si tu as un manager, un label et une équipe de prod dédiée, tu as sans doute déjà un outil enterprise. Otto n'essaie pas de remplacer ça. C'est la pièce manquante pour tous les autres.

Tout pour chaque date, au même endroit

Chaque date dans Otto a sa propre page, et cette page contient tout ce dont l'équipe a besoin :

• Infos salle. Nom, adresse, type (concert, festival, résidence), ville, avec une carte.
• Horaires. Load-in, balance, ouverture des portes, set, load-out.
• Transport. Train, avion, voiture, avec heures de départ et d'arrivée, gare ou aéroport, références de réservation.
• Hébergement. Nom de l'hôtel, adresse, check-in et check-out, références.
• Contacts. Régie, programmateur, son, lumière, avec les numéros et emails à portée de pouce.
• Documents. Fiche technique, rider, FDR, contrats, tout uploadé et rangé par date.
• Guestlist. Liste par date avec capacité max optionnelle, qui vient et qui a invité qui.
• Notes. Tout le reste : particularités de la salle, parking, code WiFi, bizarreries des loges.

Sur l'écran d'accueil, tu as une vue calendrier de toutes les dates à venir et une carte avec toutes les salles, toute la tournée en un coup d'œil.

Tu déposes un PDF, Otto remplit la fiche

La salle t'envoie une fiche technique. Le promoteur envoie un rider d'hospitalité. Ton booker te forwarde un FDR. Normalement, tu te poses vingt minutes par document pour copier-coller les adresses d'hôtel et les références de transport dans les bons champs.

Dans Otto, tu déposes le PDF sur la page de la date. L'IA intégrée lit le document et pré-remplit transport, hébergement, contacts, horaires et notes pour toi. Tu vérifies ce qu'elle a trouvé, tu décoches ce qui n'a rien à faire là, et tu confirmes. Vingt minutes d'admin deviennent trente secondes de relecture.

Ça marche sur les PDF et sur les photos. Donc si une salle te tend une feuille papier, tu la prends en photo avec ton téléphone et Otto fait le reste.

Un bot dans la conversation de groupe de ton équipe

L'équipe a déjà une conversation de groupe. Elle vit dedans. Lui demander d'ouvrir une appli séparée pour les infos de tournée, c'est un combat perdu d'avance.

Otto règle ça avec un bot qui vit dans la conversation de groupe de ton équipe. N'importe qui dans le crew peut demander, en langage naturel :

• "C'est à quelle heure la balance demain ?"
• "On dort où à Bordeaux ?"
• "C'est quoi l'adresse de la salle ?"
• "C'est qui le contact promoteur ?"

Et le bot répond direct, en allant chercher les infos déjà dans Otto. Les membres du crew peuvent aussi ajouter un invité à la guestlist directement depuis la conversation, et le tour manager approuve les entrées en attente en un tap. Plus de "attends, t'as mis mon pote sur la liste ?" à 21h30 devant la porte.

Le bot est personnalisé pour chaque membre du crew : chacun voit son propre transport et les dates qu'il fait vraiment, pas toute la tournée.

Équipe, transport et hébergement qui restent synchronisés

Le roster de l'équipe est partagé dans le workspace. Tu rentres chaque personne une fois (nom, rôle, contact, régime alimentaire) et elle est disponible partout.

Pour chaque date, tu choisis qui travaille dessus. Les billets de train et d'avion peuvent être liés à des membres précis du crew, donc quand quelqu'un demande "c'est quoi mon train demain ?", le bot le sait. Les infos hôtel sont partagées avec ceux qui y dorment, pas avec ceux qui rentrent en voiture.

Tu peux aussi ajouter des invités ponctuels par date (un musicien additionnel, un pote qui dépanne, un vidéaste pour un seul show) sans polluer ton roster permanent.

Une guestlist sans drame à la porte

Les guestlists, c'est là où les tournées indé perdent du temps. Cinq personnes qui t'envoient des noms par SMS. Le bassiste qui a oublié qu'il avait invité sa cousine. Le promoteur qui veut une liste consolidée à 18h.

Otto donne à chaque date sa propre guestlist avec une capacité max optionnelle. N'importe qui dans le crew peut proposer un invité depuis la conversation ou l'appli, et le tour manager approuve les entrées en attente. Tu te retrouves avec une seule liste maître, une seule source de vérité, et zéro engueulade à la porte.

Suivi des contrats, factures et thunes par date

La logistique, c'est la moitié du job. L'autre moitié, c'est l'admin : est-ce qu'on a envoyé la fiche technique ? Le contrat est signé ? On a facturé cette date ? Les notes de frais sont rentrées ? Le groupe a été payé ? On a déclaré à la SACEM ?

Otto a un onglet Admin dédié sur chaque date pour garder tout ça séparé de la logistique du jour J. Pour chaque show tu peux cocher :

• Fiche technique envoyée
• Contrat de cession envoyé
• Contrat de cession signé et retourné
• Facture envoyée
• Notes de frais envoyées
• Paie effectuée

Tu renseignes aussi le montant de la cession, le défraiement transport et la location technique de la date, plus un mémo paie et le numéro de programme SACEM. Chaque date affiche un petit badge admin (ambré tant qu'il reste quelque chose en cours, vert quand tout est fait), et la vue calendrier montre le même statut d'un coup d'œil.

En fin de tournée, t'as plus besoin de fouiller dans six dossiers différents pour savoir quelles dates sont payées et lesquelles sont encore en attente. Otto le sait déjà.

Pensé pour les tour managers multi-artistes

Si tu gères la prod pour plusieurs artistes, Otto gère plusieurs workspaces dans un seul compte. Tu passes d'un artiste à l'autre depuis l'en-tête. Chaque workspace a ses propres dates, son propre crew, ses propres réglages. Tu peux inviter des collaborateurs par workspace, donc les bonnes personnes voient la bonne tournée et rien d'autre.

En résumé

Otto, c'est pour les groupes indépendants et les petites équipes en tournée qui veulent une seule source de vérité pour leur tour, avec une IA qui lit les documents à ta place et un bot qui répond aux questions du crew dans la conversation d'équipe. Pas besoin de directeur de production.

Si ça ressemble à l'outil que tu bricoles depuis des mois avec des docs, des tableurs et des conversations de groupe, essaie Otto sur otto-ebon.vercel.app.